MẸO GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC

MẸO GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC

Bạn cảm thấy như mình luôn không có đủ thời gian trong ngày để hoàn thành danh sách công việc phải làm ? Dưới đây là ba cách để tăng hiệu suất trong công việc, chúng cũng có thể giúp bạn biết được nên ưu tiên làm gì trước.

Mọi người dường như đều bị ám ảnh bởi năng suất. Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều trong khoảng thời gian thật ngắn, luôn hy vọng sẽ hoàn thành được việc cuối cùng trong danh sách công việc phải làm (to-do list). Tuy nhiên,  sự thật rõ ràng là: Danh sách việc cần làm dài vô tận. Không chỉ thế, nếu bạn đo lường thành công bằng số lượng công việc đã làm, bạn dễ phải đối mặt với sự thất bại.

Chúng ta cần bắt đầu bằng cách xác định lại năng suất làm việc. Đây không phải là vấn đề về số lượng công việc chúng ta cần hoàn thành, mà là vấn đề về chất lượng và lợi ích chúng mang lại. Vì vậy, chúng ta cần định nghĩa lại: Năng suất là hoàn thành những công việc quan trọng với hiệu quả thật cao.

“Tôi tìm ra một điều rất có hiệu quả với tôi, đó là làm minh bạch những lợi ích mà tôi sẽ đạt được nếu làm việc năng suất hơn. Cho dù mục tiêu của tôi là kiếm nhiều tiền hơn hay dành thời gian hơn cho gia đình, việc giữ cho kết quả cuối cùng luôn ở trong tâm trí sẽ giúp tôi tập trung vào những công việc thực sự quan trọng, nhờ đó tôi sẽ được thúc đẩy đến gần hơn mục tiêu của mình.

Xác định những gì bạn muốn đạt được – nhiều tiền hơn, nhiều thời gian rảnh hơn – và hoạch định sẵn ngày để bạn có thể thực hiện các mục tiêu đó. Cuối cùng, năng suất là sự ưu tiên hàng đầu.

CÂN NHẮC LẠI VỀ DEADLINE (THỜI HẠN)

Một khi bạn đã xác định được hiệu suất của mình, một trong những bài tập hữu ích nhất là biết một ít về bản chất và hành vi của con người. Cyril Northcote Parkinson đã đưa ra Luật Parkinson, trong đó có mô tả về mối quan hệ giữa công việc và thời gian: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó “. Điều đó nghĩa là, thời gian cho một công việc sẽ kéo dài cho đến khi chúng ta cần hoàn thành nó. Deadline, hoặc có thể thúc đẩy ta làm việc chăm chỉ hơn, hoặc có thể là một lý do hoàn hảo để kéo dài công việc ra lâu hơn so với cần thiết.

Bạn có thể áp dụng Luật Parkinson vào công việc của mình. Hãy cam kết rằng bạn sẽ bàn giao được công việc sớm hơn bình thường. Nếu bạn hứa hẹn làm báo cáo trong một tuần, theo Luật Parkinson, bạn sẽ mất cả tuần đó để hoàn thành báo cáo. Nhưng nếu bạn cam kết làm nó trong vòng hai ngày, bạn sẽ bắt tay ngay vào làm, và có thể hoàn thành nó trong 2 ngày, thay vì 1 tuần.

Nếu bản thân bạn có trách nhiệm hơn, bạn sẽ tự  thúc đẩy mình làm việc đúng hạn hơn. Đặt uy tín của bạn lên hàng đầu bằng cách tạo một cam kết với bên ngoài – có người đang chờ đợi kết quả công việc của bạn – buộc bạn phải làm việc thật hiệu quả. Có một cách hữu dụng khác, đó là bạn có thể tận dụng sự trợ giúp của đồng nghiệp trong việc tăng năng suất, bằng cách tạo ra một cam kết đối ứng. Bạn hoàn thành công việc, đồng nghiệp sẽ đánh giá và phê bình kết quả – tất cả đều có một deadline chặt chẽ – và bạn cũng sẽ làm điều tương tự cho đồng nghiệp của mình. Cả hai có thể hoàn thành nhiều công việc hơn với chất lượng tốt hơn.

LÀM VIỆC NĂNG NỔ HƠN

Một kỹ thuật khác mà cũng hiệu quả với tôi đó là làm việc hăng hái hơn. Hầu hết chúng ta không phải là những vận động viên marathon. Nếu cam kết làm việc trong một khoảng thời gian dài, chúng ta sẽ dần bị suy yếu. Chúng ta mệt mỏi. Nhưng ta có thể làm việc chăm chỉ trong thời gian ngắn. Chìa khóa để làm việc thật năng nổ là nghỉ ngơi thường xuyên để làm mới sự tập trung và hoạt động của bạn. Sự nghỉ ngơi tốt nhất là nên liên quan đến việc vận động cơ thể. Thay đổi phong cảnh nơi bạn làm việc. Đi dạo. Thực hiện vài động tác chống đẩy. Nếu đầu óc thoải mái, bạn sẽ sẵn sàng bắt tay vào làm việc và bùng nổ trong công việc.

Tôi nhận thấy, thể chất đã thay đổi cách tôi làm việc, cũng như năng suất của tôi cũng tăng lên đáng kể. Thay vì ngồi tại bàn làm việc cả ngày, tôi dành một ít thời gian trong ngày làm để đứng lên làm việc. Đứng lên làm lưu thông máu tốt hơn, những hành động đơn giản của việc chuyển đổi giữa ngồi và đứng cũng cung cấp cho bạn một sự nghỉ ngơi ngắn.

TẠO DANH SÁCH CÔNG VIỆC

Cuối cùng, một trong những cách tăng hiệu suất quan trọng và hiệu quả nhất, theo tôi là liệt kê ra tất cả mọi thứ cần hoàn thành và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng. Tôi ghi lại tất cả mọi nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong một ngày (vì vậy tôi không bị stress về việc phải ghi nhớ chúng). Sau khi đã soạn danh sách, tôi có ba kí hiệu, chúng được sử dụng như là 3 cách viết tắt để giúp tôi xác định được công việc nào mình cần lưu ý hơn so với những công việc còn lại.

Các công việc tạo thành một hệ thống, hệ thống sẽ tự động vận hành một khi nó hoàn tất, được đặt là ∞. Sau khi đã phân loại các mục trong danh sách, tôi bắt đầu nghiêm túc làm việc. Công việc với nhiều kí hiệu khác nhau sẽ có thứ tự ưu tiên cao nhất – những mục sẽ có năng suất cao hơn. Sau đó sẽ đến các công việc có 1 kí hiệu, và chỉ sau khi hoàn thành hết mọi công việc chứa kí hiệu trong danh sách, tôi sẽ làm đến những mục không có kí hiệu. Đây là tất cả những gì về vấn đề hoàn thành các công việc có giá trị cao hơn và quan tâm đến thứ tự ưu tiên. Nhiệm vụ kiếm ra tiền có dấu $. Nhiệm vụ cần làm hài lòng khách hàng hiện tại có dấu chấm.

Chúng ta có thể làm việc đến khi kiệt sức mà vẫn hoàn thiện được rất ít công việc, nếu chúng ta vẫn làm việc mà không có một định nghĩa đầy đủ về năng suất, hoặc nếu chúng ta làm việc mà không sắp xếp ưu tiên phù hợp. Xác định những gì bạn muốn đạt được, như nhiều tiền hơn, nhiều thời gian rảnh hơn – và phân chia các khoảng thời gian trong ngày của bạn phù hợp để có thể thực hiện những mục tiêu đó. Cuối cùng, năng suất vẫn là điều cần được ưu tiên hàng đầu.